2015年8月28日金曜日

チーム仕事効率を変えたプラグイン 見積もり機能






GroupSessionを開発・サポート担当しているアサカワです。
今回は1回目ということもあり真面目な内容として
GroupSessionチーム(以下「GSチーム」と記載)の仕事効率を大きく変えた
見積もり機能を紹介したいと思います。






見積もり機
機能としては字のごとく見積書を作成する機能になります。
しかし、他の見積発行システムとは違いGroupSession内にプラグインとして組み込まれており、
専用のシステムを使用することなく普段使いのGroupSessionから誰でも作成することができます。
またGroupSession内ということもあり、ユーザ情報、グループ情報を連携したシステムとなっております。
出来ること
・簡単に見積書が作成可能
・製品をマスタ化
・金額の自動計算
・印鑑を不要
・PDF出力することが可能
・過去の見積もりの閲覧が可能(検索も可)
こんな感じでGroupSessionのメニューに機能が追加されます。





見積もり一覧画面です。
宛名、日付、発行者等で検索することが可能です。



見積もり作成画面です。
各項目は手入力することが可能ですが、弊社でいうと各ライセンスのプランを
マスタとして用意し、容易に選択することができるようになっております。




作成された見積もりPDFファイルです。
あらかじめユーザのハンコ画像を用意しておくことでPDFに表示することができます。
(クリックで拡大)



開発背景

今までのGSチームはライセンスのお申し込みがある度に見積書をExcelで作成していました。
ほとんどのお客様はPDF形式でお見積り依頼されるため、Excelで作成したあとPDFにする必要があり、
また弊社にもハンコ文化が根付いているため見積書には担当印、承認印を押した後、角印を押す必要がありました。
上記を踏まえて手順を表すと、、、

  1. Excelで見積書を作成
  2. 2階のデスクから作成した見積書を印刷
  3. 担当印を押した後、上司に承認印をもらいに行く
  4. 1階にいる総務に角印をもらいに行く
  5. 2階に戻りスキャナーからハンコ付きの見積書を取り込む
  6. 取り込んだ見積書データをPDFに変換してメールで送る


単純な作業ですが、月初、月末のようにお申し込みが多い場合は、まとめて作業したとしても数時間要することだってありました。
また、専属がいないため開発の手を止めての対応となっており、何とかこの作業を効率化できないかが始まりでした。



業務の効率化
見積もり機能を実装してから上記で説明していた工程はほぼすべてなくなりました。
現在は、、、


  1. GroupSessionから見積もり機能から見積データを登録
  2. PDFボタンからPDF出力
  3. メールで送る


非常にスマートになりましたね。
今までですと1つの見積もりPDFを用意するのに約15分は掛かっていた所、
現在では2~3分でPDFを用意することができます。
例えば年間500枚見積もり書を作成するとして今までですと500枚×15分=125時間。
システム導入後は500枚×3分=25時間。
年間でみると100時間の時間の節約になりました。
100時間あればそこそこな要望を実装することが可能です!
時間が短くなっただけでなく、プラン・消費税をマスタ化し、自動計算もするようにしたので
入力ミス、計算ミス等の人的ミスもなくなりました。(ハンコ押しの失敗も・・・)



最後に

GSチーム内の業務でアナログな部分をシステム化したことによって業務効率アップした例を紹介しました。
開発時間・人件費といった初期投資は必要でしたが長い目で見ると十分ペイ出来たと思っております。
GroupSessionは拡張性が非常に高いため、プログラムの専門知識は必要になってしまいますが、
比較的容易に機能を追加することが可能となっております。
各企業独自の文化があり、汎用的なシステムでは対応できないことがあるかと思います。

そんな時は独自のシステムをカスタマイズして作ってみてはいかがでしょうか?


※GroupSessionはオープンソースのためプログラムを公開しております。
 最新のソースのダウンロード(gsession_src.zip)

※基本となるプラグインの開発方法を公開しております。
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